Une facture considérée comme électronique est une facture qui est émise et reçue sous format électronique.
L’utilisation de la facturation électronique implique d’utiliser un système permettant de garantir l’authenticité de la facture, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. D’ici 2020, toutes les entreprises seront progressivement obligées d’accepter la réception des factures sous format électronique.
Les règles de recours à la facturation électronique
Pour qu’une facture puisse être réalisée en format électronique, il faut pouvoir garantir l’authenticité de son origine, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. Pour cela, l’entreprise doit recourir à l’une des méthodes suivantes :
– utilisation de la signature électronique,
– utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) pour télétransmettre les factures,
– ou utilisation d’une solution technique autre que la signature électronique ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation qui en est le fondement.
Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier.
Les règles de conservation des factures électroniques
Voici les règles de conservation des factures électroniques prévues par l’administration fiscale :
– Les factures envoyées par voie électronique doivent être conservées sur support informatique pendant 3 ans, puis sur tout autre support pendant les 3 années suivantes.
– Les factures sécurisées par signature électronique doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.
– Les informations émies et reçues concernant les factures transmises par échange de données informatisées (EDI) doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.
Nous rappelons qu’au niveau du droit comptable, les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans.
La facturation électronique obligatoire pour les marchés publics
L’ordonnance du 26 juin 2014 fournit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les professionnels qui émettent des factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :
-Depuis le 1er janvier 2017 : la facture électronique est obligatoire pour les grandes entreprises (1) et les personnes publiques ;
– A compter du 1er janvier 2018 : la facture électronique est obligatoire pour les entreprises de taille intermédiaire (2) ;
– A compter du 1er janvier 2019 : la facture électronique est obligatoire pour les petites et moyennes entreprises (3) ;
– A compter du 1er janvier 2020 : la facture électronique est obligatoire pour les micros entreprises (4).
(1) Entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur à 1,5 milliard d’euros, dont le total bilan est supérieur à 2 milliards d’euros ou dont l’effectif est supérieur à 5000 salariés.
(2) Entreprises dont l’effectif ne dépasse pas 5000 salariés, et dont le chiffre d’affaires ou le total bilan n’excède pas 2 milliards d’euros.
(3) Entreprises dont l’effectif ne dépasse pas 250 salariés, et dont le chiffre d’affaires n’excède pas 50 millions d’euros ou le total bilan n’excède pas 43 millions d’euros.
(4) Entreprises dont l’effectif ne dépasse pas 10 salariés et dont le chiffre d’affaires ou le total bilan n’excède pas 2 millions d’euros.
Ainsi, pour nos clients réalisant des affaires avec le secteur public (Etat, Région, Département, Communautés de communes, communes…), la facturation électronique deviendra bientôt obligatoire, si ce n’est pas déjà la cas.
Pour nos clients concernés, nous vous informons que l’Etat a mis en place une plate-forme unique pour la création et le dépôt de la facture électronique : Chorus PRO. Seule cette plate-forme est légale. N’ hésitez pas à vous inscrire d’ores et déjà!
La facturation électronique entre entreprises privées
La loi Macron du 6 août 2015 impose aux entreprises privées d’accepter la réception des factures sous format électroniques qui leurs sont transmises par d’autres entreprises privées. Le calendrier de mise en place de cette obligation est le même que pour les marchés publics :
– Depuis le 1er janvier 2017 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
– A compter du 1er janvier 2018 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les entreprises de taille intermédiaire ;
– A compter du 1er janvier 2019 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les petites et moyennes entreprises ;
– A compter du 1er janvier 2020 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les micros entreprises.
Dans les relations entre entreprises privées, les obligations en matière de facturation électronique ne concernent que la réception des factures. Pour le moment, il n’y a pas d’obligations prévues en matière d’émission de factures sous format électronique.